Sếp có nên tự chuyển đổi số doanh nghiệp

Trong thời đại số hóa ngày nay, các công cụ (no-code) đã trở thành xu hướng nóng bỏng, hứa hẹn giúp bất kỳ ai – kể cả những người không biết lập trình – cũng có thể tự xây dựng hệ thống công nghệ. Điều này đặc biệt thu hút các Giám đốc điều hành (CEO), những người luôn muốn tối ưu hóa chi phí và kiểm soát mọi khía cạnh của doanh nghiệp.

Có dịp được nghe các chủ doanh nghiệp tại TP.HCM đang sử dụng dịch vụ từ một số đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số. Đa phần các “Sếp” đều chia sẻ một quan điểm: “Tôi tự làm được, sao phải thuê ai?, quá dễ dùng, quá tiện lợi!” Nhưng liệu việc CEO tự tay thiết lập và duy trì hệ thống không mã có thực sự là lựa chọn thông minh? Hay đằng sau đó là những cái giá đắt đỏ mà chúng ta không lường trước?

Hãy cùng tôi – một người từng hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số – phân tích câu chuyện này để các Sếp có cái nhìn rõ ràng hơn nhé!

Khi CEO Trở Thành “Kỹ Thuật Viên”

Hãy tưởng tượng một ngày làm việc của bạn: vừa họp chiến lược, vừa chạy deadline, lại vừa ngồi cấu hình phần mềm, tinh chỉnh để tự động hóa quy trình. Thoạt nhìn, điều này có vẻ như là minh chứng cho sự đa năng và tiết kiệm chi phí. Nhưng thực tế thì sao?

Trước đây, khi chưa có các công cụ (no-code), từng có nhiều doanh nghiệp chuyển từ file Excel lên phần mềm. Excel đúng là “siêu mạnh”, đặc biệt với những anh chị từng học Toán Tin, nhưng vấn đề là: các CEO thường phải dành 20-40% thời gian để quản lý hệ thống nội bộ nếu tự tay thiết lập. Đây là khoảng thời gian quý báu lẽ ra nên dùng để:

• Phát triển chiến lược dài hạn.
• Xây dựng mối quan hệ với khách hàng lớn.
• Thu hút nhân tài và nguồn vốn.

Nếu công ty bạn không chuyên về công nghệ, việc CEO kiêm luôn vai trò “kỹ thuật viên chuyển đổi số” có thể còn khiến mọi thứ tệ hơn. Vậy đâu là những rủi ro tiềm ẩn?

6 Nhóm Rủi Ro Khi CEO Tự Làm Hệ Thống Không Mã

Qua kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp, tôi đã tổng hợp được 18 rủi ro chính, chia thành 6 nhóm lớn mà các CEO có thể đối mặt khi tự mình “ôm” việc thiết lập hệ thống. Hãy xem bạn có đang rơi vào trường hợp nào dưới đây không nhé:

1. Quản Trị Thời Gian và Nguồn Lực

• Bẫy Người Giữ Kiến Thức: Bạn trở thành người duy nhất hiểu hệ thống. Nếu bạn bận, cả công ty “đứng hình”.
• Liên Tục Thêm Tính Năng: Hôm nay thêm cái này, mai thêm cái kia, hệ thống dần thành “mớ bòng bong”.
• Thời Gian Chiến Lược Bị Lấy Đi: Mỗi giờ bạn “chơi” với công cụ là một giờ không nghĩ đến tương lai công ty.

2. Thiết Kế và Kiến Trúc Hệ Thống

• Thiết Kế Không Mở Rộng: Hệ thống ban đầu “ok”, nhưng khi công ty lớn lên, nó không theo kịp.
• Quy Trình Độc Lập: Các phần không liên kết với nhau, như một “bộ đồ vá víu”.
• Dựa Trên Giả Định: Bạn nghĩ hệ thống phù hợp, nhưng nhân viên dùng lại bảo “khó xài quá!”.

3. Quản Lý Thay Đổi và Tổ Chức

• Nhân Viên Mệt Mỏi: Thay đổi liên tục khiến đội ngũ kêu ca: “Lại đổi nữa à?”.
• Quy Trình Bị Bỏ Rơi: Tạo ra rồi để đó, không ai cập nhật.
• Chạy Theo Sửa Chữa Ngắn Hạn: Chỉ lo “chữa cháy” mà quên giải pháp dài hơi.

4. Bảo Mật và Tuân Thủ

• Điểm Mù Bảo Mật: Dữ liệu nhạy cảm không được bảo vệ đúng cách.
• Khoảng Cách Tuân Thủ: Hệ thống không đáp ứng quy định ngành, dễ bị phạt.
• Trách Nhiệm Mơ Hồ: Lỗi xảy ra, không ai đứng ra chịu trách nhiệm.

5. Tâm Lý và Nhận Thức

• Khóa Nhận Thức: Bạn quá tin vào hệ thống mình làm, không thấy vấn đề.
• Ảo Tưởng Chuyên Môn: Nghĩ mình “pro”, nhưng thực tế lại thiếu kinh nghiệm chuyên sâu.
• Gắn Bó Cảm Xúc: “Đứa con tinh thần” của bạn khó bỏ, dù nó không còn phù hợp.

6. Khả Năng Mở Rộng và Phát Triển

• Giới Hạn Mở Rộng: Công ty phát triển, hệ thống “gãy”.
• Bẫy Di Sản: Hệ thống cũ kỹ, muốn đổi mới thì tốn kém gấp bội.

Rủi Ro Tăng Theo Thời Gian: Bạn Đã Đi Được Bao Xa?

Thực tế cho thấy, mức độ rủi ro và thời gian CEO bỏ ra sẽ tăng dần theo quy mô doanh nghiệp:

• 0-6 tháng: Dành 5% thời gian, mọi thứ còn đơn giản, bạn cảm thấy “kiểm soát được”.
• 6-12 tháng: Lên 15%, bạn thành “người giữ kiến thức duy nhất”.
• 1-2 năm: 30% thời gian trôi qua, chiến lược kinh doanh bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
• 3 năm trở lên: Hơn 40% thời gian, hệ thống đạt “điểm gãy”, chi phí chuyển đổi cao ngất ngưởng.

Bạn có thấy mình trong giai đoạn nào không?

Chi Phí Thực Sự: Không Chỉ Là Tiền Đăng Ký

Nhiều CEO chỉ nhìn vào chi phí ban đầu và nghĩ “quá hời”. Nhưng hãy tính lại tổng chi phí sở hữu thực sự:

• Chi phí thời gian CEO: Dành 10 giờ/tuần, với giá trị thời gian của bạn (giả sử 1 triệu/giờ), mỗi năm mất hàng chục triệu đồng.
• Chi phí cơ hội: Những hợp đồng lớn, ý tưởng mới bị bỏ lỡ vì bạn mải “táy máy” công cụ.
• Chi phí chuyển đổi: Khi doanh nghiệp lớn lên, đổi sang hệ thống chuyên nghiệp có thể tốn gấp 3-4 lần.
• Chi phí rủi ro: Mất dữ liệu, ngừng hoạt động, hay vi phạm quy định – cái giá không hề nhỏ.

Khi Nào Công Cụ (No-code) Phù Hợp Với CEO?

Đừng hiểu lầm, công cụ (no-code) không phải lúc nào cũng “xấu”. Nó vẫn rất hữu ích nếu:

• Giai đoạn Sản Phẩm Khả Dụng Tối Thiểu (MVP): Bạn cần nhanh chóng thử nghiệm ý tưởng.
• Doanh nghiệp siêu nhỏ: Dưới 5 người, bạn phải “kiêm nhiệm” nhiều việc.
• Quy trình đơn giản: Không ảnh hưởng đến cốt lõi kinh doanh.
• Có kế hoạch chuyển giao: Bạn chỉ làm ban đầu, sau đó giao lại cho đội ngũ.

Phương Án Thay Thế: Để Đúng Người Làm Đúng Việc

Thay vì tự “ôm” hết, các Sếp có thể:

• Giao cho nhân viên hoặc thuê chuyên gia: Họ có thời gian và kỹ năng để làm tốt hơn bạn.
• Chọn phần mềm có quan điểm: Những giải pháp tích hợp sẵn các phương pháp tốt nhất (best practices).
• Định hướng thay vì tự làm: Vai trò của bạn là đưa ra yêu cầu, không phải ngồi “cày” công cụ.
• Tập trung vào giá trị: Thời gian của CEO quý hơn chi phí phần mềm gấp nhiều lần.

Kết Luận: CEO Nên Tập Trung Vào Kinh Doanh

Các Sếp ơi, bạn là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Mỗi giờ bạn bỏ ra để cấu hình hệ thống không mã là một giờ không dành cho những việc tạo ra giá trị cao nhất: phát triển chiến lược, xây dựng đội ngũ, mở rộng thị trường.

Đừng để câu “Tôi tự làm được” đánh lừa bạn khỏi câu hỏi quan trọng hơn: “Tôi có nên làm không?” Thành công không đến từ việc bạn làm được mọi thứ, mà từ việc bạn biết chọn đúng việc để làm.

Chi phí thấp nhất không phải lúc nào cũng mang lại giá trị cao nhất. Hãy cân nhắc tối ưu hóa chi phí thực sự, để thời gian và năng lượng của bạn được dùng đúng chỗ, đưa doanh nghiệp đi xa hơn.

Các Sếp nghĩ sao? Bạn sẽ tiếp tục tự tay “làm hết”, hay sẵn sàng giao phó để tập trung vào những điều lớn lao hơn? Hãy chia sẻ với tôi nhé!